Playmobil of Lego?

Wat heeft speelgoed met innovatie en accountancy te maken denkt u wellicht? Ik gebruik dit speelgoed vaak als voorbeeld om het voordeel van webservices toe te lichten.

Met Playmobil koop je een ‘kant en klaar’ product met weinig mogelijkheden voor flexibel hergebruik. Lego daarentegen biedt heel veel mogelijkheden voor hergebruik van delen in andere toepassingen. 

Een webservice is een flexibele manier waarop twee systemen zonder menselijke tussenkomst gegevens uitwisselen. Hierdoor kunnen bepaalde gegevens uit het ene systeem eenvoudig worden opgeroepen en hergebruikt in andere systemen. Net als bij Lego het geval is.

Het gebruik van webservices neemt een grote vlucht, ook in de accountancy zijn er veel praktische toepassingen, een aantal voorbeelden:

• Ondernemers met een kassasysteem maken aan het eind van de dag de zogenaamde Z-afslag, op dat zelfde moment worden de gegevens via een webservice automatisch geboekt in de administratie.
• Op het moment dat een salarisadministrateur de loonverwerking definitief maakt, zijn de stroken direct oproepbaar in de persoonlijke (Mijn BDO) portal van de ondernemer.
• Diverse dossierspecificaties bevatten gegevens die elektronisch beschikbaar zijn in een bronsysteem. Als deze systemen webservices ondersteunen, kunnen de gegevens met een druk op de knop worden opgehaald, zo kan de specificatie volautomatisch worden gegenereerd.
• Als een potentiele klant een prijscalculatie doet bij BDO Direct, dan worden via een webservice de gegevens uit de KvK automatisch opgehaald, waardoor de ondernemer alleen nog de ontbrekende gegevens hoeft in te vullen.

Dankzij webservices zijn er vele (nieuwe)mogelijkheden. Goed om te weten als u het met uw klanten heeft over automatisering of overweegt om over te stappen op een nieuw (online)pakket.

Accountancy via Internet utopie of realiteit?

Bij het lezen van deze titel zullen velen van u denken, dat dit een achterhaalde vraag is. En gelijk heeft u.

Dit was echter de titel van mijn NIVRA-Nijenrode afstudeerscriptie in 1999. In het kader van die scriptie heb ik destijds onder andere een onderzoek gehouden onder 82 afstuderende accountancystudenten. Ik vroeg hen op welke gebieden er volgens hen mogelijkheden lagen voor internet(-gerelateerde) dienstverlening door de accountant. In onderstaande grafiek staan de antwoorden.

Tien jaar later sta ik aan de vooravond van de lancering van mijn nieuwste geesteskindje, een volledig online accountantskantoor (www.bdodirect.nl). Is ons vak er rijp voor? Is de markt er rijp voor? Ik denk van wel. Net zoals ik tien jaar geleden van mening was dat Internet een belangrijke rol zou gaan spelen in onze maatschappij en onze beroepsgroep.

Browsers…

Als u niet de beschikking zou hebben over een browser, dan was u niet instaat dit artikel te lezen. Een browser is een toepassing waarmee je internetpagina’s kunt raadplegen. Vijftien jaar geleden ontwikkelde Marc Andreessen de Netscape browser waarmee hij miljoenen mensen liet kennismaken met internet. Netscape was de eerste veel gebruikte browser. Netscape werd in de jaren 90 echter weggedrukt door Microsoft’s Internet Explorer, en is inmiddels volledig van het toneel verdwenen.

Er komen steeds meer browsers op de markt, de meest bekende is Internet Explorer van Microsoft, maar ook Safari van Apple en Chrome van Google zijn voorbeelden van veel gebruikte browsers.

Leveranciers willen graag dat hun browser wordt gebruikt, want dat stelt ze instaat om hun overige producten (zoal bijvoorbeeld zoekmachine) actief te promoten.

De Netscape-oprichter Andreessen is nu investeerder betrokken bij het bedrijfje RockMelt dat een nieuwe internet browser aan het ontwikkelen is. Volgens Andreessen zal de nieuwe browser anders zijn dan  bestaande browsers. Hij meent dat de meeste browsers niet mee zijn gegaan met de evolutie van het web die van een verzameling statische pagina’s veranderd is in een netwerk van complexe websites en applicaties. "Er zijn verschillende dingen die je anders zou doen als je van vooraf aan begint met het bouwen van een browser”, aldus Andreesen . Over de nieuwe RockMelt browser is nog niets bekend. Op de website staat slechts een logo en de mogelijkheid een e-mailadres achter te laten voor updates. Ik ben benieuwd……

SBR de banken doen mee…..!

Op 9 juni hebben de ABN-AMRO bank, Rabobank en de ING gezamenlijk aangegeven dat ze in 2010 Standard Business Reporting (voorheen XBRL) zullen gaan invoeren. Concreet houdt dit in dat SBR rapportages (gebaseerd op het fiscale jaarrapport aangevuld met specifieke informatie) bij de banken elektronisch kunnen worden aangeleverd ten behoeve van de kredietmonitoring. Dit ter vervanging van de (samengestelde)jaarrekening van de onderneming.

Ook zullen de banken het mogelijk gaan maken om op basis van SBR het kredietverleningsproces, voor kredieten tot circa 1mln. verder te automatiseren en standaardiseren.

Persoonlijk vind ik bovenstaande een belangrijke ontwikkeling die m.i. een belangrijke impuls kan geven aan de invoering van SBR in Nederland.

De uitdaging voor accountants

Voor accountants ligt er mijns inziens een belangrijke uitdaging om op korte termijn te komen met een elektronische vervanger van de ‘samenstelverklaring’. Circa 1 jaar geleden heb ik hierover gesproken met een aantal personen bij het NIVRA.

Wat doen we nu?

Accountants weten dat bij administraties vaak de nodige correcties moeten worden doorgevoerd om de concept gegevens geschikt te maken voor rapportage. Ik ben van mening dat de daadwerkelijke toegevoegde waarde van de accountant niet de (samenstel)verklaring is, maar de kwaliteitsverbeteringsslag en/of kwaliteitstoets die door de accountant op de administratie plaatsvindt. Ook bij SBR blijft deze behoefte bestaan. Wij zullen als beroepsgroep echter wel moeten zorgen dat bij een elektronische rapportage ook, op efficiënte wijze, een kwaliteitstoetsing kan plaatsvinden. Ik denk hierbij aan een product naar analogie van de HOI procedure.

Wat doen we straks?

Ik stel voor dat de beroepsorganisaties een verificatieprotocol opstellen waarin de minimale werkzaamheden van een accountant op een SBR rapportage worden vastgelegd. Accountants kunnen vervolgens een elektronische waarmerk afgeven waarmee wordt verklaard dat de SBR rapportage voldoet aan het protocol.

Op deze wijze kan mijns inziens een belangrijk voordeel voor alle betrokken partijen ontstaan. Banken hoeven hierdoor zelf geen tijd te besteden aan kwaliteitscontroles op de ontvangen gegevens. Ondernemers worden behoed voor het aanleveren van onjuiste rapportages aan de kredietverstrekker. En de accountant? Die kan op efficiënte wijze zijn zijn expertise inzetten voor kwaliteitsbewaking op financiële rapportages, als intermediair tussen de ondernemer en de bank.

Er worden stappen gezet in deze richting, nu maar hopen dat dit tot een goed eindproduct zal leiden.

Er is nu ook een kort filmpje beschikbaar waarin ‘in vogelvlucht’ de essentie van SBR wordt uitgelegd.

XBRL (SBR) mijn visie…….

In een artikel in het NRC van 11 juni wordt de indruk gewekt dat accountants de invoering van een elektronische standaard voor bedrijfsrapportage (Standard Business Reporting (ook wel XBRL)) tegenhouden omdat dit ten koste zou gaan van hun omzet. Ook ik ben geïnterviewd voor dit artikel, maar helaas is de essentie van mijn verhaal in dit artikel door de auteur niet overgenomen. Tegen de gemaakte afspraken in heb ik geen inzage gekregen in het concept artikel voor publicatie.

Voor de volgers van deze weblog wil ik graag mijn visie op de (implementatie) van SBR uiteenzetten.

Hieronder een kort resumé van de, in het kader van dit artikel, aan mij gestelde vragen en mijn beantwoording.

De oplettende lezer zal zien dat mijn visie wezenlijk afwijkt van de teneur van het artikel. De auteur van het artikel heeft inmiddels toegelicht dat hij om deze reden mijn naam niet in het hoofdartikel heeft genoemd en slechts één citaat van mij heeft opgenomen in het inleidende artikel. Tja, XBRL het blijft ‘verdraaid’ lastig.

Mijn verhaal……

XBRL

Kort na het tekenen van het convenant is XBRL door de overheid gepositioneerd als administratieve lastenverlichting voor ondernemers. Daar moet het ook toe leiden, maar daarvoor moet (nog) heel veel gebeuren bij alle betrokken partijen keten van financiële rapportage.

Voordeel door standaardisatie

XBRL is een grootschalig project met als doel de introductie van een standaard in de financiële rapportageketen. Door op uniforme wijze financiële rapportages te vervaardigen en deze onderling uit te wisselen in een standaardformaat, kunnen de diverse systemen in de rapportageketen de informatie verwerken zonder menselijke tussenkomst. Dit scheelt dus handelingen bij de vervaardigers (de ondernemer en/of zijn intermediair) en bij de belanghebbenden (KvK, Belastingdienst, CBS en (straks)banken). De besparing komt vooral doordat de informatie niet steeds opnieuw hoeft te worden gedigitaliseerd.

Om optimaal te kunnen profiteren van de voordelen van XBRL is het, onder andere van belang dat:

1. er overeenstemming bestaat over de taxonomie (standaardisatie afspraken) - dit is het geval

2. er overeenstemming bestaat over de wijze van uitwisseling, en de daaraan gerelateerde aspecten, zoals:

a. de keuze van de transactiepoort - dit is inmiddels bekend

b. een standaard voor geautomatiseerde retourinformatie – deze is in ontwikkeling

c. overeenstemming over de wijze van vastlegging van machtigingen wanneer indiening via een intermediair verloopt (dit is een lopende discussie tussen overheidsinstanties onderling en diverse marktpartijen) - dit aspect is nog niet geregeld

3. alle betrokken partijen daadwerkelijk de systemen hebben aangepast aan de standaard – dit is (nog) niet overal het geval

Door bepaalde instanties is aangegeven dat de eventuele voordelen uit XBRL niet zullen worden teruggegeven aan de betreffende ondernemer (KvK). Bij veel partijen in de keten gaat het ook `slechts´ om een vervanging van de eigen ontwikkelde standaard (bijvoorbeeld BAPI bij de belastingdienst en Rapportgeneratoren bij veel accountants). Het voordeel van XBRL zit hem in de onderlinge uitwisselbaarheid, tussen de betrokken partijen. Het gaat vaak om relatief kleine bedragen, maar door de grote aantallen ondernemers loopt dat op tot een aardig bedrag. We zitten nu echter nog in een fase waarin de partijen eerst moeten investeren in de overgang van de eigen standaarden naar de algemene standaard. 

Accountants en angst voor omzet verlies

Met name bij de kantoren die actief betrokken bij de projecten om XBRL mogelijk te maken en te implementeren in de werkprocessen, proef ik deze angst niet.

Weigeren accountants om efficiencywinst aan de klant terug te geven?

Dat denk ik niet, ik denk dat het eerder te maken heeft met het feit dat niet alle kantoren bereid zijn om voorop te lopen in dit soort ontwikkelingen. Zoals overal heb je ook hier koplopers en volgers.  De efficiencywinst is ook relatief beperkt, de meeste kantoren hebben de afgelopen 10 jaar al veel geïnvesteerd in verregaande automatisering en standaardisatie van processen (denk aan rapportgeneratoren, (online)diensten etc.). Deze voordelen zijn reeds verwerkt in de prijsstelling. De extra efficiency voordelen die de invoering van SBR daar nog aan toevoegt zijn voor een intermediair in veel gevallen relatief beperkt. Ik denk dat de meeste kantoren best bereid zijn deze voordelen te verrekenen met hun klanten. Voorlopig vergt het echter nog de nodige investeringen om XBRL mogelijk te maken. 

Alleen digitaal of papier en digitaal?

Met de invoering van de SBR rapportage kunnen de kosten voor het opmaken en printen van de papieren jaarrekening door de accountant komen te vervallen. Vaak zal de ondernemer naast de XBRL rapportage ook nog een leesbare versie wensen, waarmee de XBRL rapportage feitelijk een extra product wordt.

XBRL aan de bron

Zodra er een standaard komt waardoor brondocumenten, zoals inkoopfacturen, direct kunnen worden ingelezen en geboekt in de administratie, kan mijns inziens wel een extra efficiencyslag worden gemaakt. In dat stadium zitten we echter voorlopig nog niet, want dit vereist XBRL op transactieniveau (XBRL GL) en een uniforme standaard voor elektronische facturen.

Lastenverlichting 400 miljoen

Bij de introductie van XBRL is door een nauw betrokken partij een vergelijking gemaakt van de voordelen van een elektronisch proces ten opzichte van een papieren proces zonder automatisering. Deze berekening kwam uit op de welbekende 350 tot 400 miljoen besparing op accountantskosten. Een bij mij bekend persoon heeft deze berekening mogen inzien. In de berekening was voorbij gegaan aan het feit dat de meeste accountantsorganisaties reeds ver voor de invoering van XBRL het papieren proces hebben vervangen door rapportage software waardoor een belangrijk deel van de berekende voordelen zouden komen te vervallen.

Uit bovenstaande moge duidelijk zijn een groot deel van de besparing bij de invoering van XBRL echter al gerealiseerd was. Helaas is dit bedrag in de rest van de discussie inzake XBRL een eigen leven gaan leiden.

Wanneer komen de voordelen?

De voordelen liggen mijns inziens met name in de nieuwe mogelijkheden die standaardisatie ons gaat bieden. Een standaard voor elektronische facturen, een digitale marktplaats voor het aanvragen van kredieten, periodieke verantwoording in XBRL t.b.v. banken zijn zo een aantal potentiele voordelen voor de toekomst.

Ik geloof dus zeker in XBRL, en ik ben er van overtuigd dat met name middelgrote accountantskantoren hieraan een belangrijke bijdrage leveren. Als alle andere partijen net zo’n bijdrage leveren, en we het project de tijd geven om een succes te worden, dan komen de voordelen vanzelf.

Interactieve tafel….

In 2006 heb ik bij Microsoft in Redmond een prototype van de Microsoft Surface technologie mogen uitproberen. Met deze technologie kan vrijwel ieder oppervlak worden gebruikt als een soort touch-screen en dat biedt interessante mogelijkheden. Deze week werd deze Microsoft Surface geïntroduceerd in Nederland. Nu nog een leuke toepassing voor accountants bedenken…….

Beam me up scotty

 
"Beam me up, Scotty": de legendarische zin uit de tv-serie 'Star Trek', waarmee captain James T. Kirk de opdracht gaf om zich vanaf een vreemde planeet te laten 'opstralen' naar het ruimteschip. Leuk voor een science fiction serie zult u denken. De ontwikkelingen gaan echter snel en deze utopische wijze van het transporteren van mensen komt steeds dichterbij. Ook voor accountants biedt dit interessante mogelijkheden.

Van conference call naar holografisch vergaderen……

De meeste accountants hebben inmiddels de nodige ervaring met groepsvergaderingen via de telefoon.  Het nadeel  van deze wijze van vergaderen is dat je hierbij niet gelijktijdig beelden en documenten kunt (in)zien. Daarom zijn er steeds meer (accountants)organisaties die gebruik maken van digitale vergadertoepassingen via het internet*. Met deze toepassingen kun je efficiënt vergaderen, presentaties houden en gezamenlijk in documenten werken zonder dat je fysiek bij elkaar hoeft te zitten. Desgewenst kun je elkaar ook nog zien via de webcam of een speciale vergadercamera zoals Roundtable, waarmee je het gevoel krijgt dat je bij elkaar aan tafel zit.

Een bijkomend voordeel van deze manier van vergaderen is dat je de vergadering in beeld en geluid kunt opnemen, zodat mensen die verhinderd zijn achteraf alsnog de vergadering tot zich kunnen nemen. Ik werk er inmiddels bijna 3 jaar mee en mijn ervaring is zeer positief.

Vandaag las ik een artikel op internet waarin werd aangegeven dat Microsoft een patent aanvraag heeft ingediend op holografisch vergaderen. Deze techniek staat nog in de kinderschoenen, maar de mogelijkheden zijn indrukwekkend. CNN heeft als eerste geëxperimenteerd met deze nieuwe techniek, zoals te zien is in het onderstaande filmpje.

En zo komt ‘Beam me up, Scotty’ toch dichter bij de werkelijkheid dan velen van ons ooit voor mogelijk hebben gehouden.

Toch een interessante gedachte na een dag waarin het extreme weer wederom voor een verkeerschaos in de ochtend zorgde.

* Voorbeelden van dergelijke diensten zijn Microsoft Office Live Meeting en WebEx

De mobiele telefoon van de toekomst…..?

Hierbij een interessant filmpje waarin de mogelijkheden van (mobiele)technologie worden gedemonstreerd. Als dit beschikbaar komt ruil ik mijn smartphone graag in…..

 

Elektronische jaarrekening

Dat een jaarrekening niet per definitie op papier (of in PDF) hoeft te worden uitgebracht blijkt uit de elektronische versie van de BDO jaarrekening 2008. Veel plezier met bladeren :-).

Hoe werkt het…..?

Hoe werkt het? Een vraag die bij velen van ons met enige regelmaat opkomt. Grote kans dat je het antwoord vindt op www.howstuffworks.com

 

Het nieuwe werken…..

Het nieuwe werken, is een term die in toenemende mate wordt gehanteerd. Maar wat houdt het nieuwe werken nu precies in? En wat kunnen accountants ermee?

In mei 2005 publiceerde Bill Gates een whitepaper 'The new world of work’ waarin hij zijn visie beschrijft over de toekomst van de kenniswerker.

'Het nieuwe werken' is een visie waarbij recente ontwikkelingen in de informatietechnologie als aanjager gelden voor een beter(e) inrichting en bestuur van het kenniswerk. Het gaat om vernieuwing van de fysieke werkplek(ken), de organisatiestructuur en -cultuur, de managementstijl en niet te vergeten de mentaliteit van de kenniswerker en zijn manager. Dik Bijl heeft over dit onderwerp een interessant boek geschreven.

Binnen BDO Nederland zijn we al geruime tijd bezig met het nieuwe werken, nog niet in alle facetten, maar toch zijn er de afgelopen 3 jaar belangrijke stappen gezet. Wij hebben ons project ‘Het kantoor van de Toekomst’ gedoopt. Een korte impressie van de toepassingen die we binnen dit project tot op heden hebben gerealiseerd treft je hieronder.

Microsoft Nederland heeft onlangs haar Nederlandse kantoor geopend die helemaal op basis van ‘Het nieuwe werken’ is ingericht.

Het nieuwe werken biedt mijn inziens grote kansen voor accountantsorganisaties. De grootste uitdaging bij de invoering van het nieuwe werken is de mens. Durven we het traditionele denken te verlaten en open te staan voor nieuwe ideeën?

Handig: Xobni….

Wat krijg je als je ‘inbox’ omdraait? Xobni!

Xobni is is een gratis te downloaden programma waarmee je eenvoudig een handige functie toevoegt aan je Outlook mailprogramma.

Xobni geeft je bij iedere afzender direct informatie over de persoon, eerder ontvangen berichten, bijlagen etc. Xobni helpt om snel inzicht te krijgen in je mailbox en toont automatisch de via internet beschikbare informatie over de afzender.

Zie www.xobni.com

Procesoptimalisatie….

Op Twitter kwam ik het volgende bericht tegen van Jan Wietsma.

“Procesoptimalisatie bij accountantskantoren levert heel wat voordeel op. Toch zijn hier weinig kantoren mee bezig.....”

Een constatering die ik onderschrijf. Uitzonderingen daargelaten, zijn er in onze branche helaas weinig organisaties actief met het innoveren van werkprocessen. Technologische ontwikkelingen maken aanzienlijke efficiencyslagen mogelijk. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om brongegevens, zoals bankmutaties en inkoopfacturen, geheel automatisch te verwerken in de administratie. Dit soort mogelijkheden worden in onze branche mijns inziens te vaak nog in beperkte mate toegepast. Er zijn op dit moment diverse zaken in ontwikkeling die mijns inziens nog verdergaande efficiency in onze processen mogelijk maken.

Voor het Accountancy Nieuws jubileumnummer (4 2009) heb ik een artikel geschreven, waarin ik vanuit het jaar 2014 terugblik op de wijzigingen in het accountancy beroep. Het zal u niet verbazen dat hierin diverse ontwikkelingen worden geschetst die invloed hebben op onze werkprocessen. Wellicht aardig om dit artikel (nog) een keer te lezen? De ontwikkelingen die ik in het artikel schets vinden allemaal daadwerkelijk plaats. In hoeverre accountants de mogelijkheden (tijdig) zullen integreren in hun werkprocessen zal de toekomst moeten uitwijzen.

Bloggen….

Circa twee maanden geleden heb ik dit weblog aangemaakt, maar tot op heden had ik nog niet de tijd genomen om een artikel te schrijven. Ik ben geen schrijver, meer een doener en een prater. Waarom dan dit weblog? Ik volg al geruime tijd de weblogs van Fouk en Jan met veel belangstelling, en heb besloten dat ook ik mijn steentje bij wil dragen om innovatie in onze fantastische beroepsgroep te stimuleren. Ik heb niet de illusie dat ik het niveau van Fouk of Jan kan evenaren, maar wellicht kan ik zo nu en dan een aardige bijdrage leveren.

Vanaf vandaag ben ik ook actief op Twitter. Je kunt Twitter zien zien als een samensmelting van een blog en een chatprogramma. Iedere gebruiker heeft een eigen webpagina waarop hij berichten kan plaatsen. Deze kunt u voor iedereen toegankelijk maken of slechts voor de mensen in uw vriendenlijst. De vraag die je in  Twitter-berichten dient te beantwoorden luidt: Wat doe je op dit moment? In maximaal 140 karakters wordt je geacht deze boodschap op te schrijven. Berichten plaatsen kan via de website, één van de talloze handige desktopclients die er voor de dienst te vinden zijn, of via je mobiele telefoon.

Hoe zinvol Twitter is in de zakelijke context kan ik op dit moment nog niet vertellen, dat moet ik eerst nog ervaren. Maar innoveren is soms ook een kwestie van uitproberen en ervaren. Wellicht doe je dan ideeën die goed toepasbaar zijn in de dagelijkse praktijk.